Kecamatan Kubutambahan Dampingi Pembinaan Kearsipan di Kantor Desa Kubutambahan

Kubutambahan - Pemerintah Kecamatan Kubutambahan melalui Kasubbag Umum dan Keuangan Made Sukrapa dan Staf Kearsipan Pande Ketut Damaini mendampingi tim pembina kearsipan dari Pemerintah Kabupaten Buleleng dalam kegiatan pembinaan di Kantor Desa Kubutambahan pada Selasa, 16 September 2025.

Tim pembina dari Buleleng dipimpin oleh Plt. (Pelaksana Tugas) Kepala Bidang Pembinaan dan Pengembangan Arsip (PPPA) Made Ngurah Setiawan bersama Staf Pengelola Kearsipan Putu Widiasriani. Kehadiran pihak kecamatan bertujuan untuk memastikan pengelolaan arsip di tingkat desa berjalan sesuai standar yang ditetapkan.

Dalam pembinaan tersebut, disampaikan beberapa poin penting terkait pengelolaan arsip, di antaranya:

1. Klasifikasi dan Jenis Arsip: Peserta dibekali pemahaman tentang klasifikasi arsip, yakni membedakan antara arsip dinamis dan arsip statis. Pengenalan ini menjadi dasar penting dalam penanganan arsip.
2. Tanggung Jawab Penggunaan Arsip: Ditekankan pentingnya identifikasi pengguna dan penanggung jawab setiap arsip untuk memastikan kejelasan dan akuntabilitas.
3. Penyusutan dan Pemeliharaan Arsip: Dijelaskan bahwa arsip berusia 1 hingga 2 tahun dikelola oleh masing-masing seksi, sementara arsip di atas 2 tahun akan dikelola oleh sekretariat. Selain itu, prosedur penyusutan arsip melalui pemusnahan harus dilakukan sesuai aturan yang berlaku bagi arsip yang telah berusia lebih dari 10 tahun.
4. Penataan dan Klasifikasi: Arsip harus ditata sesuai klasifikasi dan dibuatkan daftar isi berkasnya. Tim Pembina juga menjelaskan bahwa kode klasifikasi menurut Permendagri 83 Tahun 2023 menjadi satu kesatuan kegiatan.
5. Penetapan Sifat Surat dan Penyimpanan Berkas: Ditegaskan bahwa pencipta surat memiliki wewenang penuh dalam menentukan sifat surat (biasa, terbatas, rahasia, atau sangat terbatas). Setiap nomor berkas harus memiliki map berkasnya masing-masing.
6. Penggunaan Teknologi dan Sarana Prasarana: Pembinaan juga menyentuh pemanfaatan teknologi, yaitu penggunaan arsip elektronik untuk e-surat, serta penggunaan sarana penunjang seperti folder dan sekat arsip dengan kode warna spesifik untuk arsip aktif.

Pembinaan ini diharapkan dapat meningkatkan kesadaran dan kemampuan aparatur desa dalam mengelola arsip secara profesional, sehingga tercipta tata kelola pemerintahan yang lebih baik dan teratur.

Sumber : Laporan Staf Kearsipan Kecamatan Kubutambahan