Transformasi Digital Organisasi Publik dalam Pengelolaan Data dan Informasi

Transformasi Digital Organisasi Publik dalam Pengelolaan Data dan Informasi

Nama Penulis : I Nyoman Arya Lanang Subahagia Putra., S.STP, M.AP

Organisasi sektor publik adalah organisasi yang memperoleh mandat dari pemerintah, dibiayai oleh pemerintah serta mempunyai misi yang harus dipenuhi yang biasanya berasal dari pemimpin politik terpilih. Organisasi publik juga merupakan bagian dari usaha negara di dalam mencapai tujuannya, yaitu menjalankan  administrasi  negara,  memberikan pelayanan publik dan secara umum ditujukan untuk meningkatkan kesejahteraan  masyarakat. Memberikan pelayanan publik di dalamnya termasuk menyediakan infrastruktur, penyediaan jasa, memberikan bantuan sosial bahkan melakukan pemberdayaan masyarakat. Dalam menjalankan berbagai tugas dan fungsinya, organisasi publik melaksanakan prosedur administrasi dan pengaturan lainnya. Aktivitas yang dijalankan oleh organisasi publik tidak terlepas dari kepentingan negara dan publik. Organisasi publik erat keterkaitannya dengan struktur pemerintah maka tidak terlepas dari proses politik. Ini akan berakibat terjadinya ketidakpastian program pemerintah yang disebabkan oleh pergantian eksekutif dan legislatif, memunculkan sekat-sekat di pemerintahan dan menghambat proses pembangunan yang berkelanjutan.

Sesuai dengan semangat reformasi birokrasi, organisasi publik peran dan fungsinya diarahkan pada peningkatan kinerja. Dalam menyediakan layanan bagi masyarakat dan dalam menjalankan fungsi-fungsinya sesuai dengan cakupan tugas dan prinsip-prinsip good governance meliputi efisiensi, transparansi dan akuntabilitas serta sifat responsif. Efisiensi mensyaratkan pemanfaatan sumber daya yang ada agar terencana dan berhasil guna. Di dalamnya termasuk SDM yang mana kondisi saat ini semakin terbatas. Akuntabilitas dan transparansi memberi kesempatan masyarakat ikut mengamati dan terlibat dalam proses pelaksanaan aktivitas dan kegiatan pemerintah. Juga ikut memastikan bahwa program dan kegiatan tersebut dapat dirasakan oleh seluruh masyarakat sasaran. Sifat responsif untuk menanggapi tuntutan dan kebutuhan masyarakat sehingga organisasi publik mendapatkan dukungan dari masyarakat. 

Dalam era globalisasi dan dunia kerja yang berbasis teknologi, organisasi publik dituntut untuk semakin mudah dan cepat dalam hal pemberian akses terhadap data dan informasi. sudah saatnya mekanisme komunikasi dirancang untuk  memotivasi  pekerja,  mencapai  proses  dan  hasil  kerja maksimal,  yang  akhirnya  digunakan  untuk  mencapai  visi  dan  misi organisasi. Transformasi digital sebagai akibat dari revolusi industri 4.0 menghadirkan perubahan mendasar dalam cara kita bekerja, berinteraksi, dan menjalani kehidupan sehari-hari. Beberapa hal yang menjadi latar belakang dari transformasi digital yaitu:

1.         Perkembangan Teknologi: perkembangan teknologi informasi dan komunikasi (TIK) seperti internet, komputasi awan, kecerdasan buatan, dan Internet of Things (IoT) telah mengubah cara organisasi pelayanan publik mengelola, menyimpan, dan mengakses data dan informasi. Teknologi ini memungkinkan pengumpulan, analisis, dan pertukaran data yang lebih cepat, mudah, dan efisien.

2.         Tuntutan masyarakat akan pelayanan yang lebih baik: masyarakat semakin menuntut pelayanan yang lebih baik, lebih cepat, dan lebih efisien dari pemerintah dan lembaga pelayanan publik lainnya. Transformasi digital memungkinkan organisasi pelayanan publik untuk meningkatkan kualitas layanan mereka dengan menyediakan akses yang lebih mudah, respons yang lebih cepat, dan pengambilan keputusan yang lebih baik.

3.         Keterbukaan dan transparansi: ada peningkatan permintaan untuk keterbukaan dan transparansi dalam pengelolaan data dan informasi publik. Transformasi digital memungkinkan organisasi pelayanan publik untuk meningkatkan tingkat transparansi dengan menyediakan akses yang lebih luas terhadap informasi publik melalui situs web, portal transparansi, dan alat lainnya.

4.         Tuntutan efisiensi dan penghematan biaya: di tengah tekanan untuk melakukan penghematan biaya dan meningkatkan efisiensi, transformasi digital menawarkan solusi yang menjanjikan. Dengan memanfaatkan teknologi untuk otomatisasi proses, penggunaan sumber daya yang lebih efisien, dan pengurangan birokrasi, organisasi pelayanan publik dapat mencapai efisiensi operasional yang signifikan.

5.         Mendorong inovasi dan perubahan: transformasi digital mendorong inovasi dan perubahan dalam cara organisasi pelayanan publik beroperasi. Dengan mengadopsi teknologi baru dan mengembangkan solusi digital yang inovatif, organisasi pelayanan publik dapat meningkatkan kemampuan mereka untuk memenuhi kebutuhan dan harapan masyarakat.

Sesuai dengan peran dan fungsi organisasi publik dalam menjalankan tugas mereka demi kepentingan masyarakat, memerlukan komunikasi yang strategis. Dimana komunikasi di dalam suatu organisasi mempunyai fungsi integratif. Melalui komunikasi di dalam organisasi dapat dibangun pemahaman bersama akan nilai-nilai, norma maupun target-target  organisasi  dan  cara  mencapai  target  tersebut. Komunikasi dalam  organisasi  menjamin  keteraturan  interaksi antar  posisi,  alur  kerja  maupun  ketepatan  dalam  penyelesaian tugas. Sistem komunikasi diperlukan oleh sebuah organisasi, dengan orang-orang yang masing-masing memiliki tugas, saling berkaitan satu sama lain sebagai suatu sistem tertentu. Setiap organisasi memerlukan  komunikasi sebab organisasi diartikan sebagai suatu sistem pemrosesan informasi, dimana setiap  anggota organisasi diharapkan mampu memberi dan menerima informasi dengan baikuna  kelancaran dalam menjalankan apa yang menjadi tugasnya. Komunikasi berperan dalam meningkatkan produktivitas di tempat kerja yang sekaligus meningkatkan keberhasilan organisasi sesuai tujuannya. Oleh karena itu, komunikasi pada organisasi publik berfungsi untuk menjaga proses demokrasi Negara melalui pemilihan pemimpin, mendukung tata kelola yang lebih baik dan menunjukkan kemampuan pemerintah. 

Seperti disampaikan di atas bahwa komunikasi memerlukan strategi yang efektif untuk mendukung tugas dari organisasi publik. Transformasi digital dalam pengelolaan data dan informasi organisasi pelayanan publik membawa perubahan yang signifikan dalam cara organisasi tersebut beroperasi dan berinteraksi dengan masyarakat. Menghadapi hal tersebut, strategi komunikasi organisasi publik yang membantu pencapaian tujuannya dengan prinsip good governance yaitu meningkatnya efisiensi, transparansi dan akuntabilitas serta responsivitas melalui proses pengadopsian teknologi informasi dan komunikasi (TIK). 

Terdapat beberapa hambatan/masalah yang ditemukan di dalam pengadopsian TIK di dalam organisasi publik/pemerintahan samoai saat ini yaitu:

1.      Penggunaan TIK di setiap lini banyak menghasilkan aplikasi, tetapi tidak memikirkan keberlanjutan sumber daya, utamanya anggaran di dalam memelihara aplikasi.

2.      Banyaknya aplikasi, maka memerlukan server data yang besar pula. Ini juga dapat menyebabkan tidak efisiennya penggunaan dana, jika setiap organisasi memiliki server tersendiri.

3.      Keterbatasan SDM yang betul-betul memahami bagaimana berkomunikasi dengan pelanggan/masyarakat dan juga memahami bagaimana memberikan informasi yang tepat dan akurat.

4.      Komunikasi melalui sosial media, memerlukan sarana prasarana yang memadai termasuk SDM, kembali ditemui masalah kapabilitas dan keterbatasan sumber daya di dalam memberikan informasi.

5.      Belum semua layanan dari organisasi publik mensyaratkan dokumen digital, masih mensyaratkan foto kopi fisik, efek dari tidak terintegrasinya layanan digital yang ada.

6.      Masih kurangnya kesadaraan memahami arti pentingnya keamanan data dan informasi di era digital ini.

Peran pemimpin di dalam mengatasi masalah tersebut, dapat kita lihat awalnya melalui egovernment. Sesuai dengan Instruksi Presiden Republik Indonesia Nomor 3 Tahun 2003 tentang Kebijakan dan Strategi Nasional Pengembangan e-Government, yang menyebutkan terbentuknya kepemerintahan yang bersih, transparan, dan mampu menjawab tuntutan perubahan secara efektif.

Penerapan e-government (atau dalam bahasa Indonesia disebut pemerintahan elektronik) yang kemudian dikenal dengan sebutan digital government, online government atau dalam konteks tertentu transformational government terbukti mempermudah terjadinya interaksi timbal balik secara digital secara 2 (dua) arah.

Terjadinya model penyampaian informasi dua arah yang semakin mudah tidak hanya antara pemerintah dan masyarakat (Government-to-Citizen/G2C); tapi juga antara pemerintah dan pihak swasta (Government-to-Business/G2B) atau pemerintah dan pemerintah (Governmentto-Government/G2G). Hal ini merupakan bentuk inovasi dalam strategi komunikasi, yang tentunya akan bermanfaat dalam menunjang peran dan fungsi pemerintah, masyarakat dan pihak swasta dalam kebersamaan membangun kehidupan bangsa. Tentunya manfaat yang paling diharapkan dari e-government adalah peningkatan efisiensi, kenyamanan, serta aksesibilitas yang lebih mudah bagi masyarakat untuk mendapatkan pelayanan dari pemerintah.

Kemudian diterapkannya Sistem Pemerintahan Berbasis Elektronik (SPBE). Dengan terbitnya Peraturan Presiden Nomor 95 Tahun 2018 tentang Sistem Pemerintahan Berbasis Elektronik (SPBE) merupakan wujud transformasi dari era e-Government menuju i-Government (integrated Government). Transformasi digital dalam pengelolaan data dan informasi organisasi pelayanan publik menjadi lebih terintegrasi dan efektif. Berikut beberapa aspek transformasi digital dalam SPBE yang dapat menjawab permasalahan yang ada, yaitu:

1.      Penggunaan Infrastruktur TIK. 

Transformasi digital dalam SPBE melibatkan pengembangan dan penggunaan infrastruktur TIK yang kuat, seperti jaringan internet, komputasi awan, dan platform digital. Yang memungkinkan pengumpulan, penyimpanan, dan pertukaran data yang efisien di seluruh organisasi pemerintah.

2.      Pembangunan Portal dan Aplikasi terintegrasi. 

Organisasi pemerintah dapat mengembangkan portal web resmi dan aplikasi mobile untuk menyediakan informasi dan layanan kepada masyarakat. Ini memungkinkan masyarakat untuk dengan mudah mengakses informasi tentang kebijakan, program, dan layanan pemerintah.

3.      Keamanan Data dan Privasi.

Transformasi digital dalam SPBE memerlukan langkah-langkah keamanan data yang kuat untuk melindungi informasi sensitif dan data pribadi masyarakat. Pemerintah harus memastikan bahwa sistem dan infrastruktur mereka aman dari ancaman keamanan siber dan mengikuti standar privasi yang relevan.

4.      Pengembangan Kapasitas SDM

Transformasi digital dalam SPBE memerlukan pengembangan kapasitas SDM untuk memahami dan menggunakan teknologi secara efektif, serta memahami informasi yang akan diberikan. Pendidikan dan pelatihan menjadi kunci dalam memastikan keberhasilan ini.