TATA KELOLA ADMINDUK DISDUKCAPIL BULELENG 5 TAHUN TERAKHIR

Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kabupaten Buleleng bergerak di bidang pelayanan kepada masyarakatnya terutama Pelayanan Administrasi Kependudukan dan Pencatatan Sipil. Sebelumnya kami informasikan bahwa Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil adalah sebuah Dinas yang kurang mendapat perhatian dan tempat di mata masyarakat. Pada tahun 2015, kami mulai menata arsip secara besar besaran dan bertahap, melakukan pencetakan Akta masal dan miskin, melakukan jemput bola pelayanan, penertiban dokumen kependudukan, dan juga pelayanan statis di kantor.  Di tahun 2015 dan 2016 kami disibukkan dengan koordinasi-koordinasi tentang  Penggunaan Dana Tugas Pembantuan dari Ditjen Dukcapil, dimana segalanya terasa baru, dan memberikan tantangan tersendiri untuk bisa mengikuti. Pelayanan pun masih tetap berjalan sebagaimana biasanya, seperti penerbitan Dokumen Kependudukan, melakukan monitoring dan evaluasi pelaksanaan perekaman KTP Elektronik, serta melaksanakan sidak penduduk pendatang. 

Secara bertahap kami mulai mengevaluasi dan memperbaiki diri dimulai dari Internal kami sampai dengan perbaikan sarana dan prasarana serta pemenuhan faslitas yang masih kurang memadai. Proses ini memerlukan tingkat kesabaran yang tinggi, ketekunan dan kemauan yang serius serta komitmen dari semuanya untuk memperbaiki seluruh proses pelayanan di Disdukcapil Kabupaten Buleleng. Disdukcapil terus berupaya agar mendapat Interest / perhatian dari masyarakat. Salah satu starateginya adalah pada tanggal 26 Oktober 2017, kami me - Launching KIA dan Brand Inovasi Administrasi Kependudukan dan Pencatatan Sipil, Kab. Buleleng agar seluruh produk Adminduk menjadi familiar di masyarakat, yakni :

1. Pelayanan Statis Administrasi Kependudukan dan Pencatatan Sipil di Kantor

    Branding                     :           ONE HOUR SERVICE

    Begitu terbitnya Permendagri Nomor 19 Tahun 2018 tentang Peningkatan Kualitas Layanan Administrasi Kependudukan

    Kabupaten Buleleng sudah 1 tahun lebih dulu melaksanakan pelayanan "one hour service" yaitu sejak Januari 2017. 

2. Pelayanan Jemput Bola Administrasi Kependudukan dan Pencatatan Sipil.

a.     Brand Pelayanan Jemput Bola, antara lain ;

              :  DIRIMU (Datangi, Rekam Identitas, Masalah Usai) dan

              :  JELITA (Jemput Layani Terbit Akta)

b.    Brand Inovasi Produk Adminduk, antara lain ;

1).     Pelayanan Akta Kelahiran bagi penduduk baru lahir:

: ALITA (ANAK LAHIR BER AKTA)2).     Pelayanan Penerbitan Akta Kematian:

: MATA (MATI BER AKTA)

3).     Pelayanan Penerbitan Akta Perkawinan ;

: WANITA (WARGA KAWIN BER AKTA)

4).     Pelayanan Penerbitan Akta Perceraian ;

: CERITA (CERAI BER AKTA)

Sosialisasi ke desa – desa untuk menyadarkan masyarakat akan pentingnya adminduk capil, memberikan informasi terkait, prosedur, aturan, kebijakan, sampai proses pelayanan dukcapil, dan yang paling utama bahwa segala kepengurusan Admindukcapil itu GRATIS. Dan masih tetap dilaksanakan sampai akhirnya saat ini semua pegawai kita wajib untuk tetap memberikan informasi kepada masyarakat apapun itu kapan pun itu melalui alat komunikasi pribadinya dengan menggunakan media sosial yang dimilikinya. 

Pada bulan Oktober 2015, Dirjen Dukcapil membuat surat edaran tentang Sertifikasi Sistem Manajemen Mutu Pelayanan Administrasi Kependudukan berstandar International (ISO 9001; 2008). Dan sesuai dengan arahan Bapak Dirjen tanggal 7 Agustus 2017 yang mengajak Dinas Dukcapil untuk terus  berbenah dan memperbaiki diri. Gayung pun kami sambut, di tahun 2017 melalui anggaran perubahan kami langsung menganggarkan untuk Pendampingan ISO 9001; 2015, yang pelaksanaannya dimulai pada bulan Oktober 2017. Kemudian pada tahun 2018 Pendampingan, Implementasi Audit dan sampai dengan Sertifikasi. Hingga akhirnya tanggal 4 September 2018 kita dinyatakan lulus dan diajukan mendapatkan sertifikat dari Lembaga Audit BSI untuk bisa memperoleh sertifikat ISO 9001; 2015.

Tantangan kembali muncul seiring dengan perkembangan pelayanan yakni terkait dengan Calo, bahkan tekanan ini menjadi tantangan bagi kami untuk mengatasi masalah ini, para Calo tersebut sempat mengadu ke DPRD. Dan kami pun berusaha untuk menyelesaikan masalah ini, dan akhirnya kami mendapatkan dukungan dari semua Pihak, sehingga kami bisa menutup erat erat pintu untuk Calo. Dimulai pada tahun 2018 dan kembali pada Tahun 2020 kami mewujudkan Sasaran Grand Design Reformasi Birokrasi, Khususnya dalam hal Pencegahan Korupsi Dan Peningkatan Kualitas Pelayanan Publik, kami berkomitmen untuk Meraih Predikat Zone Integritas Wilayah Bebas Dari Korupsi (WBK) Dan Wilayah Birokrasi Bersih Dan Melayani (WBBM) dengan melakukan perubahan pada area : Manajemen Perubahan, Penataan Tata Laksana, Penguatan Manajemen SDM, Penguatan Akuntabilitas, Penguatan Pengawasan, dan Penguatan Pelayanan Publik.

Berikut kami sampaikan beberapa Perubahan yang dulu sama sekali tidak seperti Pelayanan yang di bawah ini, kalau dulu pelayanan kami datar – datar saja, pasif, hanya menunggu, tidak memiliki inovasi, tidak memiliki kreasi, Dukcapil seperti mati suri, tetapi kami memulai dari ;

ü    Ketika Proses Pelayanan dibilang lama kami meluncurkan Inovasi Layanan One Hour Service dari tahun 2017 sampe sebelum Pandemi (17 Maret 2020) pada saat pandemi kami memberikan Janji Pelayanan selesai paling lama 3 hari.

ü    Ketika ada kesulitan bagi mereka yang telah melahirkan di RS / Bidan / Rumah Sakit untuk mengurus Administrasi Kependudukan dan Pencatatan Sipilnya kami mengadakan Kerjasama yang  dilaksanakan secara manual dimana Bidan/petugas yng ditunjuk RS akan menelpon Pejabat Dukcapil adanya permohonan. Petugas dari Dukcapil akan mengambil, memproses akta dan menyerahkan Akta kelahiran kepada Bidan/RS.

ü    SDM kami yang semula mengerjakan yang itu – itu saja, kami rubah mind set mereka dengan mengadakan beberapa rolling /  penyegaran hingga melatih mereka dengan pekerjaan lain, sehingga muncul Inovasi Tridatu, dan sekarang semua operator kami bisa melakukan hampir semua pekerjaan, bisa menerbitkan semua Dokumen Kependudukan.

ü    Kami membuat Inovasi SIMELIK ini adalah kantor ke 2 kami yang mobile yang kita laksanakan untuk turun ke Desa – desa, demi mendekatkan diri ke masyarakat terutama yang jauh di pelosok – pelosok desa, dimana Dokumen yang diajukan oleh masyarakat langsung jadi di tempat Pelayanan.

ü    Banyak masyarakat yang tidak tersentuh pelayanan karena tidak memiliki identitas, Tim SIDAKEP turun mendatangi ke rumah  yang bersangkutan / rumah sakit  untuk dibuatkan identitasnya sehingga memiliki Data Kependudukan.

ü    Tidak hanya melaksanakan pelayanan jemput bola di desa, kecamatan, dirumah – rumah penduduk / rumah sakit, tetapi kami secara aktif ikut menyukseskan berbagai event dengan memberikan pelayanan langsung jadi di tempat tersebut, seperti BEE (Buleleng Education Expo), Bulfest (Buleleng Festival), BEC (Buleleng Endek Carnaval), Hut Kota Singaraja, BBGRM (Bulan Bakti Gotong Royong Masyarakat), TMMD (Tentara Manunggal Membangun Desa), KPK Road Show, (CFD) Car Free Day, dan sebagainya.

ü    Kami membuka seluas luasnya pintu pengaduan, Ketika masyarakat tidak menerima pelayanan sesuai dengan standar, maka masyarakat berhak untuk melakukan pengaduan melalui berbagai media yang ada, baik langsung maupun tidak langsung, yang tentu wajib untuk kami tanggapi dan kami pecahkan permasalahan yang dihadapi.

ü    Di berbagai lapisan masyarakat ada yang tua / lansia, sakit, disabilitas, ibu hamil, dan pemuka agama, bagi mereka dengan situasi diatas kami berikan PELAYANAN PRIORITAS, tanpa mengantre dan langsung jadi semua data kependudukannya.

ü     Pelayanan yang sebelumnya langsung kini berubah menjadi pelayanan Online, pelayanan kami rubah, proses kami modifikasi, sehingga yang sekarang akibat dampak pandemi Pelayaan kami melalui WA dan berbasis WEB, semoga tahun ini  Pelayanan kami full berbasis WEB.

ü    Melaksanakan DMM (Dukcapil Menyapa Masyarakat) melalui Aplikasi Zoom Meeting, yang rutin dilaksanakan setiap 1 bulan 2 kali.

Di Saat Pandemi Covid-19 ini kami juga tetap produktif. Terhadap pelaksanaan kebjikan pusat tentang jaring pengaman sosial, kebutuhan Adminduk masyarakat semakin banyak, maka pelayanan daring dan tatap muka langsung tidak bisa dihindarkan, dengan penerapan protokoler pencegahan Covid-19 kami tetap bekerja bahkan di saat hari libur atau cuti bersama. Di Tahun 2020 meskipun pandemic kami tetap produktif, selain pelayan Daring (Online di Kantor) kami tetap melaksanakan Pelayanan Prioritas, SIMELIK (ke 50 Desa) dan SIDAKEP  (hari kerja dan di hari libur), dan atas segala usaha, kerja keras, komitmen  yang tinggi serta kesungguhan kami untuk berbenah secara terus menerus serta meningkatkan kualitas pelayanan sehingga akhirnya kami memperoleh Predikat WBK, Predikat sebagai Lembaga Pelayanan Publik dengan Kualifikasi Informatif dari Komisi Informasi Provinsi Bali serta Peringkat 17 diantara 419 Kabupaten / Kota se-Indonesia dengan transaksi pembuatan akta, KK, KIA, surat pindah, perekaman dan pencetakan KTP-el tertinggi. 

Segala semangat, dedikasi, inovasi dan raihan Prestasi kami tidak terlepas dari arahan dan bimbingan Prof. Zudan sebagai Dirjen Dukcapil yang mampu mengarahkan kami untuk terus mendorong agar Dukcapil mampu menggeser paradigma dengan mengedepankan karya yang dapat  memberikan pelayanan yang lebih cepat, akurat, lengkap dan gratis. Semboyan yang selalu didengungkan adalah DUKCAPIL BISA!! Visi besar Dukcapil yang terus diperjuangkan tanpa kenal lelah adalah mewujudkan penyelenggaraan administrasi kependudukan yang mampu membahagiakan masyarakatnya.

Dukcapil secara umum telah bertransformasi menuju Digital dengan menggaungkan Dukcapil Go Digital. Ini menjadi tantangan tersendiri bagi kami untuk menyesuaikan dengan perkembangan Teknologi Informasi terutama dalam melayani Administrasi Kependudukan dan Pencatatan Sipil.

Kini Dukcapil memegang peranan penting menjadi institusi yang dikenal pelayanan yang bebas pungli, bebas calo dan penyelesaian dokumennya sangat mudah dan cepat, serta sesuai dengan perkembangan Teknologi, merevolusi layanan Adminduk dengan ide dan pemikiran melalui regulasi yang diterbitkan menuju Pelayanan Publik yang sangat bermanfaat, Pelayanan yang mendekatkan diri ke masyarakat, dan membahagiakan masyarakat. 

Sumber : https://disdukcapil.bulelengkab.go.id/informasi/detail/artikel/17_tata-kelola-adminduk-disdukcapil-buleleng-5-tahun-terakhir