Kecamatan Kubutambahan Dampingi DAPD Dalam Pembinaan Kearsipan di Desa Kubutambahan

KUBUTAMBAHAN – Dalam upaya penguatan tata kelola arsip di tingkat desa. Staf Kearsipan Kecamatan Kubutambahan, Pande Ketut Damaini, mendampingi Tim dari Dinas Arsip Kabupaten Buleleng dalam kegiatan Pembinaan Arsip yang dilaksanakan di Kantor Desa Kubutambahan pada Rabu, 10 Desember 2025.

Tim pembinaan arsip diterima langsung oleh Perbekel Desa Kubutambahan bersama seluruh perangkat desa, menandai komitmen desa dalam mewujudkan administrasi yang tertib dan akuntabel.

Pembinaan ini fokus pada standarisasi pengelolaan arsip aktif dan inaktif, terutama dalam menghadapi regulasi kearsipan terbaru. Beberapa poin penting yang ditekankan dalam pembinaan tersebut meliputi:

 * Penerapan Klasifikasi Baru: Arsip kini wajib ditata sesuai dengan klasifikasi Permendagri Nomor 83 Tahun 2023. Sistem klasifikasi terbaru ini menyatukan semua jenis surat (undangan, pengantar, dll.) dalam satu kode berdasarkan kesatuan kegiatan, bukan lagi berdasarkan jenis suratnya.

 * Penataan Berkas: Setiap nomor berkas harus dibuatkan map berkasnya masing-masing. Jika terdapat kode kegiatan yang sama, berkas dapat dimasukkan ke dalam satu map, dan jumlah map disesuaikan dengan jumlah nomor berkas.

 * Pengelolaan Arsip Aktif dan Inaktif: Arsip aktif akan dikelola dan dipegang oleh masing-masing Kepala Seksi (Kasi) atau Kepala Urusan (Kaur), sementara Daftar Arsip Inaktif ditempatkan pada ruang arsip khusus berdasarkan kode klasifikasi.

Selain penataan fisik, tim pembinaan juga menyoroti aspek sumber daya manusia dan sarana prasarana penunjang, termasuk:

 * Arsip Elektronik: Ditekankan pentingnya penggunaan arsip elektronik, khususnya untuk e-surat (surat elektronik).

 * SPJ dan Pembendelan: Surat Pertanggungjawaban (SPJ) yang dijilid per kegiatan harus dimasukkan sesuai kode klasifikasi dengan satuan bendel.

 * SDM dan Sarpras: Diharuskan setiap Kasi/Kaur memiliki data arsip aktif, dan wajib ada satu orang pengelola arsip di desa. Sarana seperti map folder, sekat arsip berwarna (putih, biru, merah) untuk arsip aktif, serta box arsip dan rak arsip untuk arsip inaktif juga ditekankan penggunaannya.

Melalui kegiatan ini, Desa Kubutambahan diharapkan dapat meningkatkan kualitas layanan administrasi, menjaga keaslian dokumen, serta memudahkan penemuan kembali informasi sesuai dengan standar kearsipan nasional.